Общие сведения о конфигурации "Управление документооборотом"

Основные функциональные возможности конфигурации.

Конфигурация «Управление документооборотом» на платформе «1С:Предприятие» версии 8.1 предназначена для хранения и учета документов в организации, автоматизации работы с документами и управления процессами работы с документами. Конфигурация «Управление документооборотом» реализует универсальный подход к управлению документооборотом и может быть использована в организации любого профиля деятельности. Конфигурация может быть использована как самостоятельно, в виде выделенной части информационной системы предприятия, так и может быть объединена с любой типовой конфигурацией на платформе «1С:Предприятие» и может успешно использоваться как ее дополнение.

Учет и хранение документов.

«Управление документооборотом» решает задачу создания единого информационного пространства организации, в которое может входить любая информация в электронном виде. Единое хранилище документов позволяет

• устранить разрозненность хранения информации;
• избежать утрат информации;
• ввести единую тематическую классификацию информации;
• создать необходимые предпосылки для автоматизации типовых операций с документами по единым схемам;
• использовать для разработки информации единую систему стандартов организации;
• качественно улучшить обмен информацией между сотрудниками организации упростить доступ сотрудников к необходимой информации;
•  создать единую систему контроля конфиденциальности информации;

Конфигурация позволяет создавать и сохранять в информационной базе в исходном виде документы различных типов и приложений, разграничивая права доступа к ним для сотрудников и структурных подразделений организации. Помимо содержания документа в исходном, используемом приложениями, виде, система хранит и обрабатывает сопровождающую документ информацию:

учетные данные документа стандарт документа, тематику документа; историю работы с документом с сохранением содержания версий документа; регистрационные данные документа; комментарии пользователей и резолюции к документу; задачи пользователей, связанные с документом; прочую информацию, связанную с документом в виде произвольных файлов.

Управление правами доступа к информации.

В «Управлении документооборотом» предусмотрено управление правами доступа, устанавливающее соответствие между ролью и функциями сотрудника в организации и его возможностями и ограничениями в системе документооборота, касающимися

• доступа к информации;
• доступа к управлению системой документооборота.

Права доступа в «Управлении документооборотом» разделяются на:

• права доступа к документам;
• права доступа к задачам и бизнес-процессам; права доступа к функциям системы документооборота.

Организация разграничения прав доступа к документам схожа с организацией прав доступа в файловой системе компьютера и дополняется сквозным доступом к документам для первых лиц предприятия, сотрудников программно-технической службы, делопроизводителей. В системе предусмотрено иерархическое хранилище документов, подобное по своей структуре файловой системе. Иерархия хранилища документов состоит из узлов (др.: папок).

Каждый документ системы считается принадлежащим определенному узлу иерархии хранилища.

Права доступа пользователя к документам в узле иерархии хранилища документов определяются:

• Программными правами доступа к узлу хранилища, установленными для пользователей и групп пользователей;
• Установленным пользователем-владельцем узла, в котором хранится документ;
• Ролями, назначенными пользователю в системе

Доступ пользователей к задачам и бизнес-процессам определяется участием пользователя в бизнес-процессе или задаче, а также наличием у него прав доступа первых лиц организации или сотрудников программно-технических служб.

К управлению системой документооборота относятся функции:

• управления пользователями и группами пользователей информационной базы;
• управления иерархией хранилища документов;
• управления стандартами документов; управления нормами и шаблонами бизнес-процессов;
• функции администрирования информационной базы данных.

Доступ к этим функциям регулируется ролями пользователей, назначенными им в информационной базе системы.

Относительно всех прав доступа в системе действует правило «по умолчанию – запрещено», т.е. если пользователю администраторами системы не разрешен явным образом доступ к какой-либо информации или действиям, то этот доступ отсутствует.

Интеграция с приложениями.

Управление документооборотом использует внешние приложения для создания и редактирования документов. В системе заданы предопределенные виды документов наиболее распространенных приложений, а именно: Microsoft Office, Adobe Acrobat Rider, тексты и электронные таблицы, графические и географические схемы «1С:Предприятие», виды документов для работы с изображениями, видео и аудио данными. Для работы с документами форматов «1С:Предприятие» используется пакет «1С:Предприятие 8.1. Работа с файлами».

После завершения пользователем работы с документом система автоматически импортирует бинарное содержимое обработанного документа в информационную базу.

Пользователи имеют возможность создавать собственные виды документов, устанавливая в них эталоны, используемые для создания новых документов. Для дальнейшей работы с этими видами документов будут использованы приложения, назначенные им в операционной системе по умолчанию.

В качестве примера создания собственных видов документов в демонстрационной информационной базе приведены виды документов пакета Open Office.

Стандартизация документов.

«Управление документооборотом» позволяет вести учет стандартов документов организации, хранить шаблоны стандартных документов различных типов и создавать на их основе новые документы.

Регистрация документов.

Документы в системе могут проходить процедуру регистрации в качестве входящей, исходящей и внутренней документации, в порядке и в соответствии с нормами, установленными в организации. В дальнейшем из зарегистрированных документов автоматически формируются журналы входящей, исходящей и внутренней документации.

Задачи, связанные с документами.

Пользователи системы имеют возможность назначать друг другу задачи связанные с документами, контролировать сроки и порядок их исполнения.

Автоматизация типовых процедур работы с документами посредством бизнес-процессов.

Система позволяет автоматизировать типовые процедуры работы с документами

создание документа; ознакомление с документом; согласование и утверждение документа; регистрация документа.

с помощью одноименных бизнес-процессов.

Автоматизация работы с документации с помощью бизнес-процессов заключается в автоматическом формировании последовательности операций с документом по заданному алгоритму и последующей автоматической передаче пользователям информации о необходимости выполнения определенных действий c документом.

Для упрощения создания бизнес процессов в системе используются шаблоны бизнес процессов, которые позволяют произвести настройку маршрутизации бизнес-процессов и установить нормативы времени на выполнение задач в рамках бизнес-процесса. Для каждого вида бизнес-процессов может быть создано неограниченное количество шаблонов.

Для периодически повторяющихся бизнес-процессов создания документов (например, внутренней отчетности), система позволяет производить автоматическое создание новых бизнес процессов по установленному расписанию.

Напоминания об исполнении задач.

Для задач созданных как в рамках бизнес-процессов, так и вне их, предусмотрена система напоминаний пользователю о необходимости исполнения задач, а так же система информирования контролеров по факту просрочки даты исполнения задачи.

В шаблонах бизнес-процессов предусмотрена многоуровневая система напоминаний о просроченных задачах.

Полнотекстовый поиск.

Система производит индексирование текстового содержимого документа, сопровождающей документы информации, текстового содержания объектов информационной базы, и позволяет вести по этой информации поиск. Поиск может производиться с различным уровнем точности. Система сохраняет историю поисковых запросов пользователей.

Индексация содержимого документа производится стандартными средствами операционной системы через интерфейс IFilter, что дает возможность конечным пользователям устанавливать дополнительные средства индексирования.

Подписка на новости.

Система предоставляет пользователю возможность подписаться на получение информации о событиях с объектами информационной базы:

• операции с определенным документом;
• операции с документами определенного размещения в хранилище документов;
• операции с документами выбранной тематики;
• операции с документами определенных стандартов; операции с выбранными бизнесами процессов и задач.

Технические требования

Технические требования и рекомендации к конфигурации «Управление документооборотом» в части требований к аппаратному обеспечению соответствуют требованиям платформе «1С: Предприятие» не ниже версии 8.1.9.57.

Для работы конфигурации требуется операционная система Windows XP или выше и платформа 1С: Предприятие не ниже версии 8.1.9.57. В операционной системе Linux не поддерживаются средства индексирования и полнотекстовый поиск.

Платформа «1С:Предприятие» не входит в комплект поставки конфигурации «Управление документооборотом» и приобретается пользователем самостоятельно в составе типовых конфигураций. 1.3. Комплектность поставки

Комплектность поставки версии 0.9 только для тестирования:

Программа установки, содержащая шаблоны конфигурации и демонстрационной базы данных. Документация к программному обеспечению «Управление документооборотом» в электронном виде.